Privacyverklaring

BAC Limburg hecht veel belang aan de bescherming van je persoonsgegevens. In deze privacyverklaring lees je welke gegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Wie is verantwoordelijk?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

vzw Belgische Alpenclub, sectie Limburg (BAC Limburg)
Stationsstraat 10A, 3500 Sint-Truiden
Ondernemingsnummer 0862.189.646
E-mail: info@bac-limburg.be

Voor alle vragen over je persoonsgegevens kan je terecht op dit e-mailadres.

Welke gegevens verwerken we en waarom?

Bezoek aan de website

Wanneer je deze website bezoekt, verwerkt onze hostingprovider technische gegevens zoals je IP-adres, browsertype, de opgevraagde pagina's en het tijdstip van je bezoek. Dat is nodig om de website te tonen en te beveiligen (gerechtvaardigd belang). Deze serverlogs worden slechts kort bewaard.

Foto's in de galerij worden geladen vanaf de opslagdienst van Cloudflare. Daarbij ontvangt Cloudflare je IP-adres om de afbeeldingen te kunnen leveren.

We gebruiken geen analyse- of trackingdiensten en plaatsen geen advertentiecookies. Lettertypes worden vanaf onze eigen website geladen, niet via Google. Meer daarover lees je in ons cookiebeleid.

Nieuwsbrief

Als je je inschrijft op onze nieuwsbrief, verwerken we je e-mailadres om je ongeveer maandelijks te informeren over onze activiteiten. De rechtsgrond is je toestemming. Deelnemers aan onze activiteiten kunnen we ook een nieuwsbrief sturen over gelijkaardige activiteiten (gerechtvaardigd belang), zoals vermeld in onze algemene voorwaarden.

Na het invullen van het formulier sturen we je een e-mail met een bevestigingslink (dubbele opt-in). Pas als je op die link klikt en je inschrijving bevestigt, word je ingeschreven. Als bewijs van je toestemming bewaren we het tijdstip van je bevestiging. Bevestig je niet, dan schrijven we je niet in en bewaren we je e-mailadres niet in onze lijst.

Bij de nieuwsbrief horen ook de mails over de maandelijkse clubklimdag: de aankondiging, een herinnering drie dagen vooraf en een bericht als de clubklimdag wijzigt of afgelast wordt. Die staan standaard aan voor elke abonnee. Via de link onderaan elke mail zet je alleen de klimdagmails uit, of schrijf je je helemaal uit.

Je kan je op elk moment uitschrijven via de link onderaan elke nieuwsbrief. We bewaren je gegevens tot je je uitschrijft.

De bevestigingsmail en de nieuwsbrief worden verstuurd via Resend (Resend Inc.). We meten niet of je een nieuwsbrief opent of op links klikt. Inschrijvingen van vóór de overstap naar deze website staan nog bij Mailchimp (Intuit Inc.), tot we de lijst naar Resend overzetten.

Clubklimdag

Op de pagina Clubklimdag kan je met "Ik kom" laten weten dat je naar de volgende clubklimdag komt. We vragen daarvoor alleen een naam (gerechtvaardigd belang: weten op hoeveel klimmers we mogen rekenen). Op de website staat alleen het aantal klimmers; de namen zien alleen bestuursleden en vrijwilligers van wie de rol in de beheeromgeving dat toelaat. De namen worden de dag na de clubklimdag automatisch gewist; alleen het aantal blijft bewaard. Je browser onthoudt dat je je aanmeldde (localStorage), zodat je je vanaf hetzelfde toestel weer kan afmelden. De aanmeldingen staan in de databank in de EU (Neon).

Wie op een clubklimdag de glitterhelm krijgt, staat met de voornaam, de prestatie en de clubklimdag op de website, ook later in het overzicht van eerdere dragers (gerechtvaardigd belang: een clubtraditie). Wil je dat je voornaam verdwijnt? Mail naar info@bac-limburg.be.

Contact via e-mail

Als je ons mailt, gebruiken we je gegevens alleen om je vraag te beantwoorden en de communicatie op te volgen. We bewaren deze e-mails zolang dat nodig is voor de opvolging van je vraag of de activiteit waarover het gaat. Onze e-mail wordt beheerd via Microsoft 365.

Inschrijvingen voor activiteiten en opleidingen

Als je je inschrijft via het formulier op deze website, verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, een contactpersoon voor noodgevallen (naam en telefoonnummer), je KBF-lidnummer (als je het invult), de extra opties die je kiest en de status van je betaling. Dat is nodig om de overeenkomst met jou uit te voeren: de activiteit organiseren, je op de hoogte houden, de juiste prijs toepassen en in noodgevallen te kunnen handelen. Als je een KBF-lidnummer invult, controleren we bij de KBF of je lid bent.

Is een activiteit volzet, dan bewaren we dezelfde gegevens om je een plaats aan te bieden als er een vrijkomt (wachtlijst).

Je betaalt via Mollie (Mollie B.V., Nederland). Je betaalgegevens, zoals je kaart- of rekeningnummer, geef je in op de betaalpagina van Mollie; wij ontvangen alleen of en hoeveel je betaald hebt. Terugbetalingen verlopen ook via Mollie.

Inschrijvingen worden bewaard in een databank in de Europese Unie (Neon, servers in Frankfurt). Alleen bestuursleden en vrijwilligers van wie de rol in de beheeromgeving dat toelaat, kunnen ze inkijken, na aanmelding met hun e-mailadres van BAC Limburg.

Waar nodig delen we gegevens met partners die betrokken zijn bij de organisatie, zoals berggidsen, lesgevers en accommodaties, en met de Klim- en Bergsportfederatie (KBF) voor verzekering en brevetten.

We bewaren inschrijvingsgegevens tot 2 jaar na afloop van de activiteit; daarna worden ze automatisch gewist. Gegevens die we wettelijk moeten bijhouden, zoals betalingen voor onze boekhouding, bewaren we zolang de wet dat vereist.

Voor activiteiten waarvoor online inschrijven op deze website nog niet open is, verloopt de inschrijving nog via de webshop op onze vorige website (Jimdo GmbH, Duitsland).

Bestellingen in de shop

Voor bestellingen verwerken we je naam, e-mailadres, telefoonnummer, (als je kiest voor verzending) je adres, je eventuele opmerking en de status van je betaling, om je bestelling te leveren en af te handelen (uitvoering van de overeenkomst). Pakjes worden verstuurd met bpost, die daarvoor je naam en adres ontvangt. Je betaalt via Mollie, net zoals bij inschrijvingen; wij ontvangen alleen of en hoeveel je betaald hebt. Bestellingen worden bewaard in dezelfde databank in de EU (Neon) en alleen bestuursleden en vrijwilligers van wie de rol dat toelaat, kunnen ze inkijken. We bewaren bestellingen zolang de boekhoudwetgeving dat vereist.

Je winkelmandje wordt alleen in je eigen browser bewaard (localStorage), niet op onze server, tot je afrekent of het leegmaakt.

Ook de vinkjes op de materiaallijst van een activiteit blijven alleen in je eigen browser (localStorage); wij ontvangen ze niet.

Beheeromgeving (bestuur en vrijwilligers)

Bestuursleden en vrijwilligers loggen in op de beheeromgeving met een link die we naar hun e-mailadres van BAC Limburg sturen. Daarvoor verwerken we hun e-mailadres, hun rol (wat ze mogen doen), het tijdstip van hun laatste aanmelding en een sessiecookie. Om misbruik te voorkomen en achteraf te kunnen nagaan wie wat deed, houden we een logboek bij van aanmeldingen en handelingen in de beheeromgeving (bijvoorbeeld een wijziging, een terugbetaling, een annulering of een export), met het e-mailadres van wie het deed en het tijdstip (gerechtvaardigd belang: de beveiliging van de gegevens van onze leden en deelnemers). Alleen beheerders kunnen het logboek inkijken. Logboekregels worden na 12 maanden automatisch gewist; de rol en het e-mailadres bewaren we zolang iemand toegang heeft tot de beheeromgeving. Ook deze gegevens staan in de databank in de EU (Neon).

Lidmaatschap

Je wordt lid van BAC Limburg via de Klim- en Bergsportfederatie (KBF). De KBF beheert de ledenadministratie en is verantwoordelijk voor die gegevens; je vindt hun privacybeleid op klimenbergsportfederatie.be. BAC Limburg ontvangt van de KBF de gegevens die nodig zijn om zijn leden te informeren en activiteiten te organiseren.

Foto's en video's

Tijdens onze activiteiten worden soms foto's en video's gemaakt die we tonen op onze website, sociale media en in onze communicatie. We doen dat om onze werking en activiteiten te tonen (gerechtvaardigd belang). Wil je niet herkenbaar in beeld komen of wil je dat een foto verwijderd wordt? Laat het ons weten via info@bac-limburg.be. We houden er dan zoveel mogelijk rekening mee en verwijderen de betreffende beelden van onze website.

WhatsApp-groepen

Voor sommige activiteiten maken we een WhatsApp-groep aan om praktische informatie te delen. In zo'n groep zijn je naam en telefoonnummer zichtbaar voor de andere deelnemers. WhatsApp is een dienst van Meta. Je kan een groep op elk moment verlaten.

Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen met de partners hierboven en met deze dienstverleners, die ze uitsluitend in onze opdracht verwerken:

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten. Doorgifte van gegevens naar daar gebeurt op basis van het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken;
• onjuiste gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten wissen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking daarvoor.

Stuur hiervoor een e-mail naar info@bac-limburg.be. We antwoorden binnen één maand.

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan? Dan kan je een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijzigingen

We passen deze privacyverklaring aan wanneer onze werking of de website verandert. De datum bovenaan toont wanneer ze voor het laatst werd bijgewerkt.